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《搞定》听书稿

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关于作者

戴维·艾伦,美国著名的管理思想家,时间管理领域的世界级权威,GTD 时间管理方法的创始人。

关于本书

时间管理领域的经典名作,首创 GTD 时间管理理论并提供可行方法,帮助你解除精神负担,保持大脑良好状态,轻松高效完成工作。

核心内容

GTD 时间管理体系认为,时间管理的关键,不在于通过优化日程的技术性安排来提高工作效率,它的本质目标在于管理内心焦虑和精神负担,帮助大脑保持轻松愉快的状态,从容地面对繁重工作。

前言

你好,欢迎每天听本书。这期音频为你解读的是《搞定:无压工作的艺术》。这本书是一本时间管理指南,教你在繁重的工作压力之下,通过有效的时间管理技术解除精神负担,保持大脑的良好状态,从而轻松高效地完成工作。

我们在工作中基本都会遇到工作量繁重,但是时间、精力又有限的情况,这给我们带来很大压力。你可能一天要写上百封电子邮件,也可能同时在几十个微信群里回复信息,在这种状态下,你的工作状态很难达到最好,还会影响生活的幸福感,所以,越来越多的职场人需要学会时间管理方法。

《搞定》这本书,正是时间管理领域的一本经典著作。这本书理论体系的关注点,并不仅仅在于通过技术性安排日程来提高工作效率,作者非常深刻地抓住了时间管理的本质目标,那就是管理内心焦虑和精神负担,帮助大脑保持轻松愉快的状态,从容地面对繁重工作。这也是《搞定》这本书的副标题所揭示的信息,它追求一种轻松无压力的工作状态。

同时,《搞定》这本书不光理论新颖,还提出了具体的、系统的方法,也具有很强的可操作性,如果运用得当,就有可能产生立竿见影的效果,因此,这本书问世以来很受欢迎。英文版原版的书名叫 Getting Things Done,缩写为 GTD,也已经成为时间管理领域的一个专有名词,作为一套非常成熟的时间管理理论,享有很高的声誉。仅仅在美国,已经出现了数百种基于 GTD 方法开发的时间管理软件工具。

这本书的作者戴维·艾伦,是美国著名的管理思想家,也是全球管理咨询企业戴维·艾伦公司的创始人。书中介绍的 GTD 方法,是他30多年管理咨询经验的沉淀和总结,这套方法也使他成为了时间管理领域的世界级权威。

介绍完这本书的基本情况和作者概况,那么下面,我就为你来详细讲述书中内容,主要包括以下三个重点:

第一个重点,GTD 方法认为,时间管理的核心目标在于通过外部工具解除精神负担,保持大脑轻松愉快;

第二个重点,如何通过横向管理方法,妥善管理工作流程,建立属于自己的工作计划系统;

第三个重点,如何通过纵向管理方法,处理重点工作项目。

第一部分

我们就先来看看第一个重点内容:时间管理的核心目标,在于通过外部工具解除精神负担,保持大脑轻松愉快。

在社会运转速度越来越快的情况下,人们面临的工作压力越来越大,也越来越普遍,这才产生了对于时间管理技术的迫切需求。不过,人们进行时间管理的基本工具仍然是备忘录、时间表、日程表、工作计划这些东西,很多现代的时间管理学流派,也就将注意力集中在了工作计划上,将时间管理的目标设定为更好地制定工作计划,通过组织整理、统筹优化或是选择优先事项等具体方法,让你的日程变得条理清晰,然后妥善执行计划,达到避免遗漏、提高工作效率和质量的目标。

不过,相比这些流派,戴维·艾伦的 GTD 方法考虑问题要深刻很多。它并不是不重视工作计划,而是在一开始就关注了这样一个根本性的问题:备忘录、时间表、日程表、工作计划,弄出这些东西的目的是什么?只是为了把你杂乱无章的工作任务整理出来吗?GTD 方法并不这么想。它认为,你弄出工作计划,进行时间管理,归根结底是要通过外在的工具和技术,将那些可能让你心烦意乱的工作安排,从你的大脑里移出去,让你的大脑保持轻松愉快,以这种良好的状态去一项一项面对具体的工作内容。只有轻松愉快的状态,才能让你提高工作效率和质量。

GTD 方法做出这样的论断,是基于什么样的理论基础呢?是基于戴维·艾伦对人类大脑弱点的认识。这里面有长期的经验判断,也有脑科学和认知科学的研究成果。虽然人类的大脑极其复杂精巧,但它也并不是无所不能的,也有很多局限。其中一个非常重要的局限,就是大脑很难一边思考,一边记忆。虽然我们常常说理解性记忆比死记硬背要强,就像是小学生背古诗,如果通过思考先想清楚诗句含义,肯定比囫囵吞枣生背效果好,但是,思考和记忆其实不是同时完成的。对你的大脑来说,如果要保持强大的思考能力,去应对工作任务,就应该让大脑尽可能不要同时面对记忆任务。举个例子来说,如果你一边处理工作任务,一边还要绞尽脑汁去回忆,明天要处理的任务老板是怎么交代的,或是还要去纠结昨天的任务还有什么收尾工作没有完成,这种状态难免会让你精神紧张,工作效率和质量也就难以保证了。这就是 GTD 方法要避免的一种状态。

对于人类大脑的这个特性,用电脑来打个比方就更清楚了。电脑用于运算的核心部件是中央处理器,也就是 CPU,然后有个部件和 CPU 相连,叫做随机存储器。需要运算的数据在输入 CPU 之前,以及运算结果从 CPU 输出之后,都需要在随机存储器里短期存储一下。但是,随机存储器不能堆积太多的数据,如果它被填满了,CPU 的运算能力就会急剧下降。手机的情况和电脑是相似的,而人类大脑也是如此,昨天的任务没有处理完,明天的任务需要明确细节,这些占用记忆资源的内容如果堆积过多,就会严重影响大脑的思考能力。

你可以回忆一下,很多时候,繁重琐碎的工作任务之下,让你产生巨大精神压力的,其实主要是事情缠夹不清、搅和在一起的状态。很多时候,工作本身即便有挑战性,如果只需要面对手头的这个任务,其实也还算可以忍受。但如果在处理手头任务的时候,还要想着昨天没弄完的任务怎么收尾、或者明天的任务怎么开头,这种感觉就太可怕了。因此,在繁重琐碎的工作压力下,时间管理的核心目标,就是将这些导致精神紧张、影响大脑思考能力的内容统统赶出大脑,让你不用考虑昨天和明天,始终只需要面对今天的事情,面对手头的工作任务。你的状态比较轻松,注意力比较集中,也就更能够提高工作的效率和质量。

那么,把它们从大脑里赶到什么地方去呢?看看电脑的例子,其实很简单。对电脑来说,要保持 CPU 的思考能力,避免随机存储器被数据填满,就需要不停地将数据从随机存储器转移到硬盘里去。硬盘的功能就是存储和记忆,它来做专业的事情,就可以把 CPU 解放出来,专心致志地完成思考和运算任务。对照电脑的安排,你也应该给你的大脑找一个属于它的硬盘。GTD 方法认为,将工作任务分门别类整理妥当,放在一个内容详细、逻辑性强的工作计划系统中去,就相当于将数据转移到硬盘里存储,为大脑留出充分的思考空间。

戴维·艾伦最初提出 GTD 方法的时候,电脑技术和网络技术还不发达,所以他在建立工作计划系统的时候,主要还是依靠纸质文件夹或是小本本,如今技术日新月异,你可以用电脑软件、用 iPad 和手机的 App,更加方便地整理工作计划。不过,无论是小本本还是 App,它们承担的角色并没有发生本质变化。对于大脑来说,不同载体不同形式的工作计划系统,就相当于你的外脑,外脑承担记忆功能,就能将你的大脑解放出来,让你摆脱压力和焦虑,轻松而专注地处理眼前的工作。

衡量这样的一个工作计划系统是否成功,并不在于载体和形式,最先进的 App 不一定比最原始的小本本有效果,其中的关键是,将工作任务整理到这个系统里去之后,你是否真的可以在大脑里摆脱它们。如何才能摆脱呢?有两点要注意。

第一,昨天的工作任务一定要按计划完成,除了那些自己不能控制的特殊情况之外,不应该留下尾巴。昨天的工作留下尾巴,在脑海里挥之不去,就会影响今天的状态。而且,工作留尾巴还有另外一层危害:我们大脑的状态会受到情绪的影响,你在制定工作计划、给每一项工作排定完成时间的时候,就相当于在做一个自我承诺,工作没有按计划完成,就相当于自我承诺没有实现,虽然没有外人来惩罚,但这种自我承诺的落空也会导致内心的挫折感,这种挫折情绪会进一步增加你的精神负担,影响你的大脑状态。

因此,应当努力避免制定不切实际的工作计划。在日常工作中,有些人会在工作计划安排上刻意加码,一般情况下每天只有处理三件工作的能力,偏要在计划中排上十件工作。初衷可能是好的,是想用这种压力激励自己发挥潜能提高效率,但结果往往是七件工作完不成,产生了巨大的挫折感,同时七件工作留下的尾巴始终在脑子里搅浆糊,让人精神紧张,疲于奔命,甚至连本来能完成的三件工作都做不好了。

第二,明天的工作任务在整理到工作计划系统中的时候,一定要清晰、明确、富有条理、信息充分。整理工作计划的一方面功能,就是帮你的大脑做备忘录。所谓的备忘,意思就是说,你的大脑即使忘了也没关系,因为整理到外脑里的信息是充分的,等到需要的时候,看一眼就可以动手干活。但是很多时候,人们整理工作计划并不认真,甚至只是写一两个字,代表对某件工作的提示,结果时过境迁,再看到这一两个字的时候,并不能回忆起工作的完整内容。一旦这种情况成了习惯,大脑也会有所保留,即使整理出了工作计划,也不敢放心大胆地将工作任务从脑子里赶出去,结果也就始终不能摆脱紧张和焦虑了。整理妥当的工作计划一定要具体到行动,当你拿起计划,马上就可以执行。像“某某产品市场营销方案”这样的名词性表述,并不是合格的计划内容,只有“协同某某部门讨论确定某某产品市场营销方案”这样的动词性表述,才能说清楚你要采取行动的具体内容。

上面给你讲述的就是第一个重点内容:时间管理的核心目标,在于通过外脑建立工作计划系统,缓解大脑的精神负担,让你始终用轻松愉快的工作状态面对眼前工作。这是 GTD 方法的基本原则,你可以直接按照这一原则,改造你现有的工作计划和日程表,这将有助于提高工作效率和质量,同时增加你的幸福感。

第二部分

除了提出原则之外,GTD 方法也提供了一整套具体的操作流程,帮你建立符合这一原则的工作计划系统,摆脱压力,实现高效工作。下面我们要讲第二个重点,就是如何通过横向管理方法,妥善管理工作流程,建立属于自己的工作计划系统。

GTD 方法将工作流程划分为五个独立的阶段,五个阶段循序渐进,构成了高效完成时间管理、推进工作进程的横向管理系统。五个阶段的步骤依次包括:第一,收集,要收集一切与工作相关的事务与信息;第二,理清,要理清每个项目的意义和相关措施;第三,整理,要组织整理形成工作清单,提出选项;第四,回顾,要进行思考回顾,保障系统的有效运行;第五,执行,要着手行动,全身心地投入工作中。

这五个步骤并不复杂,你在每天日常的工作和生活中,可能已经不自觉地运用了这套方法。设想这样一种情形,朋友前来拜访,你准备给他做顿饭,而这个时候厨房里一团糟,你会怎么处理呢?首先,你要确定所有需要妥善放置的东西,食材、调料、厨具、垃圾,这一步是收集;然后,你决定哪些要扔掉,哪些要留在原处,哪些应当重新摆放,这一步是理清;接下来,你根据要做的菜,将不用的东西放回冰箱和柜子,要用的东西摆放在顺手的地方,青菜放在水池中清洗,垃圾扔进垃圾桶,这一步是整理;然后你核对一下准备的食谱,看看手头材料和工具是否齐备,这一步是回顾;最后,点火,起锅,开始做饭,这一步就是执行。

对 GTD 方法而言,这种五段式的横向管理方法,不仅适用于处理某个具体的事务,它也能够帮助你,在面对繁多工作时,成功整理出一套工作计划系统,将你还没有完成和将要完成的各种工作全都分门别类地收纳进去,按部就班,一个一个解决,从而把繁杂事务从大脑里赶出去。

在运用这种五段式横向管理方法,整理属于你自己的工作计划时,有三个步骤需要特别注意。

第一个是收集步骤,你应该将一切可能给大脑带来负担的事务,百分之百地收集起来,既包括已有计划但还没启动的事务,也包括正在处理但还没结束的事务。只有百分之百地将它们通过外部工具收集起来,形成材料,才能百分之百地解放大脑。至于收集的所用工具,从原始的小本本、便条纸,到现在常用的 App,每个人都可以根据自己的需要自行选择,但应当注意一点,工具的种类不要太多,否则,通过不同种类收集而来的材料,会显得过于分散。

第二个是理清步骤,面对收集起来的材料,你应该做出判断。首先,要判断材料所关联的内容,是否需要你采取行动。如果答案是否,无需采取行动,你应该根据实际情况,将材料整理成为参考资料、未来工作的备忘录,或者直接扔掉。而如果答案是需要采取行动,那你接下来再做一个判断,行动是否能够在两分钟之内完成,如果能,就马上着手处理;如果不能,就根据实际情况,指派他人、调集资源,或者记录在下一步行动的清单上,等到合适的时机再来完成。

这里谈到的两分钟处理原则,是 GTD 方法的一项重要应用,它的背后是有一套逻辑的。GTD 方法认为,像这样的工作如果不立刻处理,往往会在你的大脑中停留,占用资源,影响心情,而当你换一个时间再来着手处理时,你在回忆中把这件事重新找出来,再重新进入工作状态,所花费的时间往往会远远超过两分钟,因此,两分钟能搞定就马上搞定。两分钟原则特别适用于我们面对大量琐碎事务的情景,例如,面对大量需要回复、但并不需要进行复杂思考的事务性邮件,最佳的选择是看了就回,而不是先扔一边,想着明天或是某个时间再来慢慢回复。扔下的结果,往往是未来被迫花费更多的时间精力,甚至干脆就忘掉了。

第三个是执行环节,经过理清、整理和回顾阶段的工作之后,最初收集的材料会变成具体的工作清单,而如何选择工作的执行顺序呢?GTD 方法认为,可以用四个标准来进行判断。第一个标准是情境,很多工作都会对地点、环境和条件有要求,比如回复邮件这样的工作,只能在有电脑、有网络的情境下完成,所以首先要选择符合当前情境的工作;第二个标准是时间,选择你当前的时间足够完成的工作;第三个标准是精力,选择你当前的精力足以胜任的工作;在考虑过这三个标准之后,最后一个标准是重要性,你再来选择一个对你来说最为重要、能给你带来最高回报的工作,优先处理。后面的步骤再依此类推。

上面给你讲述的就是第二个重点内容:如何通过横向管理方法,妥善管理工作流程,建立属于自己的工作计划系统。

第三部分

你在运用横向管理方法整理工作计划的时候,有时会遇到一些相对复杂和棘手的工作,需要集中力量突破,还需要经历不同的处理步骤。GTD 方法将这种包含了多个步骤的复杂工作定义为项目,项目往往是你工作日程中的重点和难点。同时,GTD 方法也提供了针对这类重点工作项目的操作指南。下面,我们来讲第三个重点,如何通过纵向管理方法,处理重点工作项目。

前边我们说过,GTD 将应对多项繁杂事务、管理工作流程、建立工作计划系统的方法,称为横向管理方法,相应的,专注于处理单个重点工作项目的方法,被命名为纵向管理方法。刚才我们介绍过,横向管理方法分为五个步骤,有趣的是,纵向管理方法也分为五个步骤,我给你详细介绍一下。

第一步是定义目标和原则,既要弄清楚这个工作项目所要达到的目标,也要明确在处理这项工作项目的过程中,你所遵循的原则和价值观。

第二步是展望结果,描绘前景。工作项目成功之后,将会是一幅什么样的景象,你应当在大脑里清楚勾勒出来,而且能用语言清晰描述出来。

第三步是头脑风暴。有了目标,有了关于未来成功的景象,在足够放松的状态下,你的大脑就开始自动运转,产生一个一个的想法,这就是头脑风暴。人们发明了很多技巧和工具,帮助大脑在头脑风暴中更好地捕捉创意思维的成果,比如这几年我们耳熟能详的思维导图。不过,比选择工具更重要的,是你在头脑风暴的过程中应当足够放松,给思维延展留下充分的空间。一开始主要追求数量,不要太在意质量,不要对自己的想法过早给予评判和质疑,要努力打破常规和思维定式,至于对想法的评价、分析和组织,留给下一步就好了,也就是第四步,组织整理。

在第四步组织整理这个阶段,你要明确项目的关键,将推动项目成功所需的条件整理分类,然后上一阶段不是头脑风暴了吗?再把获得的成果分类填空,在每一类别内部进行评估,形成最佳方案。

最后一步,也就是第五步,采取行动。你要根据确定的方案,妥善分配资源,坚持不懈,直到成功。

举个例子,说明下五段式纵向管理方法的操作过程。假设你准备安排一个饭局,在所有的工作开始前,你先要确定为什么要吃这顿饭,只是为了自己填饱肚子,还是要和老朋友交流感情,或者是想谈成一笔生意。这一步就是目标。目标确定之后,你的脑海里出现了这个饭局的情景,例如,在一家金碧辉煌的商务餐厅,和生意伙伴一边碰杯一边交谈。这一步是前景和展望。如果你认同这种展望,你的大脑就开始自然而然地开动起来思考一些问题,应该选择中餐还是西餐,餐厅的环境好不好,选定的餐厅会营业到几点,人多不多,要不要预定,如何邀请你的生意伙伴,要不要安排车辆,诸如此类。这个时候,你已经进入了头脑风暴的阶段。当你的头脑被问题和想法填满之后,接下来的工作就是组织整理,把饭局成功的条件做一个大概的分类,比如,地点选择,时间安排,流程和细节,再将头脑风暴的成果分门别类地填进去,通过评估形成方案。最后一个阶段,你开始行动了,拿起电话预定餐厅,联系生意伙伴,确定行程,安排车辆,最后收获一个成功的饭局。

从这个过程中,你是不是觉得这种方法其实并不神秘呢?确实,它和我们大脑处理工作的自然过程非常相似,先憧憬一下结果,然后各种想法不停地从脑子里冒出来,最后再来整理执行。因此,GTD 方法将它命名为自然计划法。而自然计划法的精神,和 GTD 方法的基本原则是一脉相通的。按照 GTD 原则,时间管理的核心目标在于缓解大脑的精神负担,所以我们要建立工作计划系统,将繁琐的事务赶出大脑,让你轻松愉快地面对眼前工作。而自然计划法的核心,同样也是缓解压力、释放大脑,让你的大脑无拘无束地进入头脑风暴状态,自然而然地产生创意思维,想出一个又一个好点子。在这个过程中,不要自我设限,不要过早评价,等到创意想得差不多了,再来考虑整理和执行。

总结

这本书的重点内容我们就说到这里,下面来回顾一下这本书的主要观点:

第一,GTD 方法认为,时间管理的核心目标,在于通过适当的工具建立工作计划系统,将一切繁琐的事务赶出大脑,放到外部的工作计划系统中去,相当于你的外脑,从而缓解大脑的精神负担,让你始终用轻松愉快的状态面对眼前工作。

第二,GTD 方法提供了建立工作计划系统的行动指南,称为横向管理方法,通过收集、理清、整理、回顾、执行这五个步骤,建立属于你自己的工作计划系统,将事务从大脑里移出来,达到解放大脑的目标。其中,在理清这一步,可以采用两分钟处理原则:如果一件事务能在两分钟之内解决,那就应该马上处理,不要拖延,这是最有效率的。

第三,对于单个重点工作项目,GTD 方法提供了纵向管理方法,也分为五个步骤,分别是定义目标、展望结果、头脑风暴、组织整理和着手执行。这种方法符合大脑处理工作的自然过程,也称为自然计划法。

我们每天听本书还解读过一本书,叫做《把时间当作朋友》,那本书里明确说,时间是不可能被管理的,你能管理的只有你自己。表面看来,这个观点跟本书是矛盾的,但实际上,两本书的观点本质上是相通的,时间管理的本质还是高效的自我管理。两本书都是要启发我们摆脱心智负担,提高学习能力和工作能力,比如两本书都告诉我们,要建立完整的任务管理流程,并且分享了具体方法,这就是升级我们的认知模式,提升大脑的工作效率。你可以把这两本书对照来听,获得更大启发。

撰稿:汪恒

脑图:摩西

转述:成亚

来源:https://dedao.cn