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《完全写作指南》 听书稿

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关于作者

这本书的作者叫劳拉·布朗,拥有30年的写作辅导经验。曾经跟通用电气公司合作,开设了一系列商务写作课程,与多家跨国公司合作,帮助外国来美高管适应当地的写作环境,还曾在哥大开设文学写作课。

关于本书

在这本书里,作者把写作这件事从云端拉到了地上,变成了一套模式化的写作工具,对职场人士尤其有用。她提炼出了一个写作流程,把人见人怕的写作变成了谁都可以尝试的小程序。

核心内容

快速有效地写作需要遵循一整套流程——确定写作目标、深度了解读者、展开头脑风暴、列提纲打初稿以及检查修改。

前言

你好,欢迎你每天听本书。今天为你解读的是《完全写作指南》,这本书的中文版大约46万字,我会用大约22分钟的时间,为你讲述书中精髓:如何快速进行商务写作。

在美国有家很有名的网络公司叫 37signals ,有人问这家公司的创始人贾森•弗里德,说如果你面试了几个候选人,他们都非常不错,但你只能选择其中一个入职,你会选哪个呢?弗里德的答案是“雇那个写作最厉害的人。因为不管是推销员还是程序员,他们的写作技巧会让他们比别人更出色。”在现代社会,如果说每个人一定要有一门生存手艺的话,那么写作这门手艺,绝对是一个通用技能。它可以算是职场中的一个加分项。包括写报表、写总结、写演讲稿、写求职信等等,都需要用到它。

写作能力这么重要,但是真正掌握了这项技能,提笔就能写的人却不多。绝大部分人一提起写作就头疼,一是不知道写啥,二是不知道咋写。说到底啊,还是没有掌握行之有效的写作技巧。这本《完全写作指南》就是把看起来高大上的写作模型化、工具化,说白了就是为你提供一条行之有效的写作套路。

这本书的作者叫劳拉•布朗,拥有30年的写作辅导经验,她曾经跟通用电气公司合作,开设了一系列商务写作课程,还曾经在哥大开设文学写作课。有人评价她的这本《完全写作指南》就和字典、辞典一样,不管你想写什么,都可以到这本书里查到套路。因为这本书最独特的地方就是,它里面有二百多个写作模板,可以即学即用。

也许你会不屑一顾,觉得写作是一件神圣的事情,不应该功利化、套路化。但是在现代社会,尤其是商业领域,每个人的注意力是稀缺的,你需要在最短时间内让别人知道你的意思,达成目标。写作跟电影一样,切忌端着架子,故弄玄虚,一个人自导自演。你写出来的东西,要让读者看得清楚和明白,这比什么都重要。

劳拉·布朗的这本《完全写作指南》,把写作这件事从云端拉到了地上,变成了一套模式化的写作工具,对职场人士尤其有用。作者提炼出来一个写作流程,那就是“确定写作目标、深度了解读者、展开头脑风暴、列提纲打初稿、检查修改”,她用这样简单的五个步骤,把人见人怕的写作变成了谁都可以尝试的小程序。

第一部分

我们就先来看看写作的第一个步骤:确定写作目标。任何写作都是有目的的,哪怕是一条短信,也承载着你的某个意图。所以写作首先要搞清楚你的目标。

你可能会问了,确定写作目标这不是太容易的事了吗,但有些时候,搞清楚你的写作目标比看上去更复杂。比如说,你打算申请一份工作,那么除了简历以外,一封求职信也是必不可少的。如果问你,写求职信的目标是什么呢?你肯定会不假思索地回答:那当然是要找到工作啊!但是,求职信能帮你找到工作吗?很显然并不能,这封信只是找工作这个流程中的一个环节,你的简历、你的推荐人、你在面试时的表现,都会决定你能不能被录取。那么这样一来,求职信的写作目标究竟是什么呢?

作者说了,其实,写求职信的真正目的,是促使读者仔细翻看你的简历。要知道,每个HR每天都会收到一大摞简历,每份他们也只会看个几秒钟,这是很现实的。那你的求职信里面,就应该多写一点儿能真正激起对方好奇心的东西,从而吸引他再去看看你的简历,而不是直接把它扔进废纸篓或者拽到垃圾邮件里。

举个例子,小林打算应聘企业家中心的行政协调员这一工作,她给自己写的一封推荐信是这么说的:

“敬启者:我叫小林,写这封信是想申请企业家中心的行政协调员工作。我认为自己非常适合这个职位。

在简历中我也提到了,我的相关经验比较丰富。我曾在北安普顿大学商学院做过6年的项目协调员,主要负责撰写和编辑商务类案例。我还做过几年兼职编辑和写手,客户中有多名沃顿商学院的教授。我还曾在宾夕法尼亚大学校友办公室担任助理主管,主要负责活动策划、项目建设、募集资金和日常行政管理。

行政协调员的工作很适合我。我家在经营几家零售店,其中包括几家高端服装店,因此我希望找到一份长期稳定的兼职工作,这样我也能有时间投入到家族事业当中。我的家族也在从事这个行业,所以能在中心工作也会对我很有帮助。

感谢您的时间和耐心,如需要我愿意参加面试。

小林。”

我们来看看这封求职信犯了哪些错误。首先,没有必要在开头写你的名字。读者可以在署名处看到你的名字,所以最好不要以“我叫某某”来开头,因为HR不在意你的名字,他们急于了解你的条件是否合适。第二,主体段落完全是对简历的复制粘贴,求职信里应该给读者点出重点,而不是简单重复,而且篇幅不要过长。第三,小林主要在讲自己的家族事业,问题是HR不会关心你家开了哪些零售店,对方想知道的是你究竟是不是真的想待在这里。

我们把小林的求职信稍作改动,变成下面这些内容。再来听听看:

“主管:您好!我要申请的是企业家中心的行政协调员岗位,感谢您考虑我的申请。我认为自己非常适合这个岗位。”开头去掉了多余的自我介绍,更清爽。

“可能您已经看过了我的简历,我曾负责撰写和编辑商务类案例,与多名沃顿商学院的教授一同工作过,同时也曾在宾夕法尼亚大学有过相关的行政管理经验。”在这里小林指出了简历中的重点,就是有跟这项工作匹配的经验和技能,这段是为了说明自己很适合这份工作,同时引起对方兴趣,言外之意是您想了解更多,就去看看我的简历吧!

我们接着看这封信的后半部分,小林是这样说的“我很需要这份工作,也非常感兴趣。为了给家里的零售生意帮忙,我需要找一份长期稳定的兼职工作。我也希望能帮助中心取得成绩。”这一段再次表达了对这份兼职的兴趣,明确告诉对方自己不会做一段时间就走人,同时也表达了自己愿意为中心尽一份力的诚意。

“感谢您的时间和耐心。希望能与您面见商谈。

小林。”

你看,这样修改之后,更容易达到写求职信的真正目的,就是引起HR的兴趣,促使HR仔细翻看你的简历。

上面为你讲述的就是写作的第一个步骤:确定写作目标。努力思考你的写作目标是一个很好的写作起点,它会帮你搞清楚该说什么以及怎么说,目标清楚了,你的文章会更吸引人,你的读者也会更加轻松。

第二部分

下面,咱们接着说写作的第二个步骤:深入了解读者。如果我问你,写作的本质是啥?你可能会说,是把你的思想变成文字,或者表明心意。作者说了,写作的本质,其实就是沟通,就是好好说话。因为除了日记以外,所有的东西写出来都是要给人看的。既然是沟通和交流,你就必须了解读者、尊重读者。那写作时,你就要多从读者的角度进行思考,多问问自己,如果你是读者,你会有什么反应,这样才能更好地完成写作目标。

举个例子,你可能知道解聘员工是件很困难的事儿,一封妥当的解聘书能适当缓解对当事人的冲击,也能保护公司的权益。解聘书里面一般都要说一说解聘原因,怎么说才让对方心服口服呢?我们来看一个例子。小雪的公司要解聘一位员工,小雪给出的解聘原因是这样的:

“我们之所以与你解除聘用关系是因为你一直迟到,工作表现不佳。我们警告了很多次,但你依然长期迟到。此外你的工作绩效也很差,多次拖延,还需要其他同事帮你善后。由于你拒绝学习操作软件,把我们的整体工作效率都拉低了,blabla。”

不管是谁,拿到这样一封解聘书,是不是都会感到很难堪?人都要离职了,这时再历数别人的缺点,难免会让对方觉得你在落井下石。另外,你什么时候警告过对方?又是关于什么的警告?如果小雪没有提供谈话记录,对方完全可以对此进行质疑。所以,解聘书尽量不要声讨员工犯下的所有错误,给出的解聘理由,也一定要简洁。还是刚才那个例子,其实这位员工被解聘的最主要原因就是他长期迟到,其他的原因都不典型,那么解聘原因就只需要抓住迟到这一个重点来说,并且一定要有理有据,这样才能让对方真正意识到问题。我们再来看修改之后的内容,正文是这样的:

“我们在会上沟通过了,之所以与你解除聘用关系是因为你长期迟到。我们曾在今年1月13日和3月23日向你做出书面警告。在6月6日的绩效考核中我也曾警告过你,如再次迟到将导致解聘。但之后你又几次迟到,6月12日和19日的迟到时间超过了一小时。”

你看,小雪虽然只说了一个解聘原因,但她详细地列出了相关记录,铁证如山,让对方清楚自己被炒的根源,还挑不出公司的毛病,这样对方就更容易心平气和接受被解聘的现实,也不至于闹出什么纠纷。

上面为你讲述的就是写作的第二个步骤:深入了解读者。写作的本质就是沟通,是好好说话。写作时,你要多从读者的角度进行思考,多问问自己,如果你是读者,你会有什么反应,这样才能更好地达到写作目标,让读者更容易接受你的看法或主张。说完这个,咱们接下来说写作的第三个步骤:展开头脑风暴。

第三部分

写作容易出现有两个极端,要么是干干巴巴像挤牙膏,要么是洋洋洒洒刹不住闸。要想做到瘦而不枯肥而不腻,你需要用头脑风暴来锁定自己想表达的内容。

头脑风暴咱们多少都接触过,那写作时进行头脑风暴能派上什么用场呢?接下来我们通过一个例子,看看在写作时头脑风暴是如何进行的。比如你要为公司新开发的软件产品做一个PPT演讲稿,在进行头脑风暴之后,你列出了一张演讲稿的内容清单:

如果你买我们的软件,工作效率就能提高;

它比其他同类产品更好;

我们能提供强有力的技术支持;

我们能量身定做;

我们的产品操作简便;

我们的产品更实惠;

这款软件操作简单易上手;

你的很多同行都在使用这款软件;

目前新版本正在研发中。

当你把所有想到的点子都列出来以后,要对它们进行整合。你会发现,并不是所有的点子都跟这次演讲有关,比如你没必要告诉听众新版本正在研发;还有一些点子是重复的,比如说操作简单出现了两次;有一些条目呢,又比较含糊,比如说,这款软件更实惠,那它具体是怎么帮用户省钱的?为什么它能让用户提高效率呢?

不知道你有没有发现,重新加工头脑风暴点子的过程,需要借助之前我们讲过的两个步骤来帮你完成,就是明确目标和了解读者。拿刚才这份新产品介绍来说,你的目标就是说服客户购买新软件,那么有哪些信息能帮你达到这个目的呢?记住,要从读者的角度考虑,他们对一款软件产品有哪些期待呢?哪些信息会是他们感兴趣的呢?想清楚这些问题,能帮助你更好地完成对头脑风暴之后信息的筛选。最终,我们可以保留下面这些信息:

我们能提供强有力的技术支持;

我们能量身定做;

我们的产品操作简便,能提高工作效率;

我们的产品比其他同类软件优惠5个点。

你看,这样一来,这份讲稿就更简洁,也更能吸引读者注意力。

刚刚我们说的是信息过多,需要通过头脑风暴来筛选整合,可有时候,我们又会面对信息太少,不知道如何下笔的情况,别急,头脑风暴也能帮上忙。

情书大概是你所写的最私人化的信件了,可大多数人都有一个困扰,就是无论自己的感情有多强烈,下笔时都很困难,不知道该怎么表达自己满腔的爱意,觉得怎么说都显得假大空,不够真诚。这时头脑风暴就能派上用场了,这可是写情书时一个很有趣的环节。

想一想,有没有一段对你来说十分特别的回忆呢?对方说过的哪句话一下子击中了你的心?还记得自己爱上对方的那一个瞬间吗?相遇或者相恋以后,你的生活发生了怎样的变化呢?你最爱对方身上的哪个特征?对方做的哪件事儿让你感受到他是真的关心你?对方出差后你有多想念他呢?

你看,经过一番头脑风暴,你可以挖掘出好多恋爱的细节呢。其实情书并不需要像史诗一样写得多么高大上,只要你是真心的,任何小事都可以写进去。不要怕说傻话,如果你就是喜欢他为你开车门的样子,或者你就是喜欢他一大早站在厨房准备早餐的认真劲儿,那就都如实写下来。当然,如果你们还没有确定关系,最好别写得太热情,不然对方很可能被你吓跑了。

上面为你讲述的就是写作的第三个步骤:展开头脑风暴。如果你手头的信息太多,可以通过头脑风暴来进行筛选整合;如果你的信息太少,不知道怎么下笔,进行头脑风暴会帮你打开思路。其实经过这三个步骤,我们只是完成了写作的前期准备工作,什么时候才真正坐下来开始动笔写呢?接下来我们说说写作的第四个步骤:列提纲、写初稿。

其实要组织一篇文章,列提纲的方法有很多种,但究竟选择哪一种方式,还要取决于文章本身的类型。如果你写的是说明书或者使用指南,那么循序渐进式的提纲就很好用;如果你要描述某件事,那么就可以按照时间顺序来组织;如果你想说服某个人,那么你可以将理由按照重要程度排列出来,把最重要的因素放在开头,把最让人无法拒绝的原因放在结尾,前后呼应。

举个例子。你策划的一件事因为种种原因不能按时完成,你要向上司说明情况,让他同意你推迟计划。快速列一个提纲,你会怎么列呢?比如:

我们推迟到九月份吧;

推迟后的效果会更好;

餐厅还没有预定;

目前人手不足;

推广还不够到位;

已有两个部门的主管申请延迟;

如果能够推迟,我们还能在新媒体中进行推广。

如果根据这份提纲开始写初稿,你的上司看了之后一定会很不高兴,为什么到现在还没有预定餐厅?为什么推广还不到位?你说了半天,也没让上司搞清楚推迟议程的原因到底是什么。现在我们把这份提纲重新排个序,提纲是这样的:

我们推迟到九月吧;

已经有两个部门的主管申请延迟;

后勤方面还没有准备好;

如果能够推迟,我们还能在新媒体中进行推广。

按照这份新提纲写初稿,你的推迟建议被上司回绝的概率会大大降低,因为你手里掌握着最有说服力的一点:有两个部门的主管要求延迟。另外,把那些不太好说的理由全都归到“后勤问题”当中,然后用一条“利好”的理由收尾:我建议推迟,是为了有更多的时间做更好的推广,最终达到更好的效果。

你看,列提纲的过程总共也花不了几分钟,但这几分钟却能够解决大问题,帮你更有条理地完成初稿。

上面为你讲述的就是写作的第四个步骤:列提纲写初稿。如果你想说服某个人,那么你可以将理由按照重要程度排列出来,把最重要的因素放在开头,把最让人无法拒绝的原因放在结尾,前后呼应。接下来我们说说写作的第五个步骤:检查修改。

写作能暴露你交流的清晰和准确程度,这会直接影响你在别人心中的形象。任何人写出来的初稿都不会是完美的,都需要经过一次甚至好几次的修改才能拿给别人看。经常性的检查和修改能帮你养成良好的写作习惯,成为一名更好的写作者。所以虽然检查修改是写作的最后一个步骤,但其实是一个不可或缺的环节。

举一个我们身边的例子。比如马云对演讲稿就十分认真,在一次出席中美企业家座谈会时,马云要在会上做一次演讲。就在讲话前,他还对演讲稿进行了至少26处修改,比如文首,他将“尊敬的企业家代表”改成了“各位企业界同行”,这样更显得不卑不亢;原稿中写到“43年前,尼克松访问杭州”,马云特意在“杭州”前面加上了“我的家乡”,流露出浓浓的自豪感。可见,检查修改这个环节是谁也省不了的。

关于检查哪些内容,作者为你列出了一张查询清单,让我们逐条仔细说说。

1.精简。忙碌的读者更喜欢短消息,所以微博取代了博客,干货取代了冗长的网页。当你写完初稿之后,再从头到尾看看能不能将内容进行压缩。可说可不说的话就说明没啥价值,干脆删掉。就算是你真的需要发一封长邮件,也记得利用版面设计把很长的段落打碎,并且把重点内容标记出来。如果对方很忙的话,这样做可以让你的长文章更容易被快速阅读。

2.齐全。有时候,邀请别人吃饭,结果忘了在短信里说时间,只能再一一发信息通知;写了封邮件,说详情请看附件,结果压根没把附件加进去……类似的情况几乎无时无刻不在上演,每一次失误都会让人觉得你不够严谨。为了避免造成这样的影响,记得在写完初稿后检查修改一下,避免忙中出错。

3.礼貌。在写初稿时,如果你正处于愤怒或失望的情绪里,那么你的语气很可能会比平时更粗暴无礼。在按下发送键之前,花几秒钟想一想,自己的话有没有冒犯别人的地方?如果你忘记了礼貌,那就花些时间加上“请”和“谢谢”。见信如面嘛,你写出来的每一个字都是你有没有修养的表现。

还有,商务写作要求使用准确的书面语,而不是大白话儿。比如说,如果你觉得竞争对手的方案不好,那你的报告里面,应该用“不够完善”来代替“糟透了”;如果你在聚会后向后勤部门表示感谢,应该说这次聚会“令人兴奋”而不是“特别酷”;当你回复HR的面试通知时,应该说“很感谢”得到这个机会,而不是觉得这个机会“太棒了”。另外,那些个跟朋友私聊时斗图用的表情包,可千万记得收好,永远不要出现在正式的写作里面。

4.坚决清除错别字。自从电脑和网络出现以后,人们的写作基本上都电子化了,输入法自动联想让写作更方便,也更容易造成失误。比如你好不容易要来女神的联系方式,聊得正High,借机表白,发过去一句“人生难得一只鸡啊!”结果秒被拉黑。其实你想说的是“人生难得一知己”。这事儿发生在别人身上,是段子,亲身经历那绝对是个悲剧。作者建议我们,无论写什么,你都应该养成校对的习惯,它花的时间很少,却可以避免粗心造成的失误。要知道,正是电子邮件中多到令人发指的拼写错误才构成了写信人的最佳简历。如果你不想因为粗心而犯错,那就请在写完初稿后进行修改。

这就是我们说的最后一步,检查修改。你可以问问自己还能不能更精简?有没有把所有东西都包括进来?态度够不够礼貌?用词是否合适?校对过错别字了吗?经常性的检查和修改能帮你养成良好的写作习惯,成为一名更专业的写作者。

总结

说到这儿,今天的内容就聊得差不多了,下面,来简单回顾一下今天为你分享的内容,快速进行商务写作,有五个步骤:

第一步,明确写作目标。努力思考你的写作目标是一个很好的写作起点,它会帮你搞清楚该说什么,以及怎么说,目标清楚了,你的文章会更吸引人,你的读者也会更加轻松;第二步,深入了解读者。写作的本质就是沟通,是好好说话。因为除了日记以外,所有的东西写出来都是要给人看的。既然是沟通和交流,你就必须了解读者、尊重读者,站在他们的角度思考问题;第三步,展开头脑风暴。头脑风暴可以帮你决定写作内容,如果信息过多,就通过头脑风暴进行筛选,如果无从下手,也可以通过头脑风暴想出更多点子;第四步,列提纲、写初稿,如果你想说服某个人,那么你可以将理由按照重要程度排列出来,把最重要的因素放在开头,把最让人无法拒绝的原因放在结尾,前后呼应;第五步,检查修改,问问自己还能不能更精简?有没有把所有东西都包括进来?态度够不够有礼貌?用词是否合适?校对过错别字了吗?修改可以让你的写作更准确,帮你给对方留下更好的第一印象。

其实商务写作没有那么复杂,只要你掌握了它的技巧和心法,你也能成为一个写作高手。另外,在这本书里,还提供了大量的写作模板,如果你有兴趣,也可以找来看看。

撰稿:乐多

脑图:摩西

转述:于浩

来源:https://dedao.cn