如何高效进行时间管理? 如何克服拖延症?

认知篇

时间管理的核心在管理一直让你陷入稀缺陷阱的事务,也就那些占用你大部分认知带宽的【隐形认知】,不去解决,那么这些稀缺陷阱将慢慢吞噬你,陷入无尽的焦虑,压力,最终的后果就是:
* 忙碌之人忙碌,最终走向穷人
* 穷人永远缺钱

背景&冲突

辛苦了一天,下班回到家,吃完晚饭、洗完澡,看着堆积如山的事务,完全提不起精神,只想瘫在床上刷刷手机;

计划好周末要学习、读书、逛街……到了周末,一觉睡到中午,又窝在家里看了几集剧,告诉自己:太累了,下周再说吧;

好不容易挤出一点时间,可以干点有意义的事情,却总是对自己说:先歇会吧,状态不好,等状态好一点再说;

想一想,你因为「累」「倦」「不想干」,错过了多少有效的时间?

除非是从事高强度的体力劳动(比如搬砖),否则,躺在床上,哪怕睡一觉,对消除疲劳也起不到太大作用。

因为,休息只能消除肌肉疲劳,无法消除大脑的疲劳。

导致大脑疲劳的因素,有非常多,比如压力、焦虑、紧张、不良情绪……但归根结底,它们都跟同一个因素挂钩:认知资源。

我们感觉到「累」,是因为我们的认知资源,被耗尽了。

甚至很多时候,当我们聚焦在某项工作时,大脑还在处理着别的信息。这时,这部分认知资源,就被占用了 —— 尽管我们可能没注意到。

  1. 我把前者称为「显性认知」,
  2. 把后者称为「隐性认知」:大脑并不会清除掉所有内容,而是将一部分放在后台,继续进行思考。在这个信息爆炸的时代,它很容易带来一个后果:我们「隐性认知」的占比,会越来越大,直到挤压了「显性认知」。

把脑子里想的东西,写下来。

因为,未解决的问题,意味着不确定性,也意味着不稳定的状态。而我们大脑,本质上是不喜欢「不确定」的,它会倾向于把这个问题弄清楚。

你一定有过这种感觉:当大量问题悬而未决时,哪怕你强迫自己专心下来,也做不到。你会不由自主地想起这些问题,渴望着立刻解决它们,或是得到一个确定的结果。

这种状态,表现在外部,就形成了压力。

疑问

时间管理的本质是什么

管理事务?

运用未来时空的愿景,倒推回现在,来决定当下的选择

1. 你希望自己是什么样的生活状态?
2. 你想要拥有一张经历过什么职位、收获了哪些技能的简历?
3. 你想要成为哪个人的什么样子?具体形容起来是用哪些词语?
4. 或者说,3年后,1年后,6个月后,你对自己的期望用5个形容词来描述是什么样的呢?

管理心态?

隐形认知对我们大脑的影响,降低了我们的认知宽带

为什么要管理时间? 时间管理遇见的问题

  1. 我们总是寄希望于「将清单上的所有事情勾掉」,尤其是完美主义者,更是如此,有两个事实,可能是我们需要直面的:
    1. 我们往往都高估了自己的能力;
    2. 事情往往是做不完的,做多少来多少。
  2. 时间拖延的心理原因(完美,先要做完,在做美)做完心态做好心态

    这种情况经常会发生:要做的事情已经很紧迫了,我们还是会去玩游戏。

    让你心急如焚时间紧急的不是做不完,而是再不努力,你无法“完美地”做完!
    但是,“完美”本身就是一个黑洞,会吞噬掉你的一切资源,时间、努力、尝试,以及自信心,没有了精气神,你除了游戏又能如何呢?很多人经常痛恨自己,为什么心急如焚时间紧急还玩游戏?确实,时间已经很紧急了,但这里的紧急,并非是无法完成任务,而是无法完美地完成任务,但心里还是不甘心,还是希望追求完美,要想完美地完成任务,就必须要有完美的准备,完美的任务心态,完美的身心状态,低效、不在状态、没有准备好,怎么可能完成任务?

    答案就是:做好VS做完。一字之差,千差万别!同样一个任务,做完、做好的心理表征完全不同,做不好就不如不做”这种矫情的心态,简直就是扯淡,生存还是死亡,这才是大问题。既然做不好,那还不如不做,这是隐藏最深的想法。

  3. 没有将时间花在有价值的事情上。

  4. 实际高效时间少: 文章调查了 2000 名美国的全职员工,得出一个结论:在一个工作日里面,我们能够集中精力、高效工作的时间,平均只有 2 小时 53 分钟,不到 3 小时。

时间的心理表征

  1. 时间是什么?时间只是心理结构中意识功能运作的一种表现,一种心理衡量工具

  2. 时间属性 :

    1. 不可逆:时间不会倒流,唯一性,不可替代性
    2. 有限:每个人每天都只有24小时.
    3. 公平: 每个人都有24小时
    4. 资本: 像身体一样,人能自由把控的几个独特资源.
    5. 可被切割: 按照完成的内容, 时间的稀缺性,忙里偷闲
  3. 时间是一种感觉:
    1. 快慢之分
      1. 当时心理状态有关:尿急时,等待时感觉时间过的慢,蹲厕所时,舒服,就感觉时间快
      2. 新陈代谢时间慢:
      3. 获取的信息与记忆存量的对比: 5岁的小孩子 1天只是 1/36510 ,而一个50岁的人: ,1天的内容只是1/36510
    2. 不能独立存在, 需要依附在某个话题上,有选择及对应的价值: 有限的资源内,可以做很多的事情,将资源用任何一个方向,必定产生机会成本, 而这个机会成本导致时间
      1. 愉悦与后悔
      2. 量变到质变
  4. 节奏感
    1. 地球运转: 秒,分,小时,天,年,世纪,季度,24节气
    2. 随机节奏:朝代更替,项目关键时间点
    3. 按照时间点:过去,现在,未来
    4. 时间美学:节奏,曲线,阴晴圆缺,生老病死,产品生命周期,四季节气。
  5. 时间获取方式:
    1. 硬件:手机,手表,钟,广播
    2. 生物钟:你脑子里早就自动开始估算完成每项任务究竟要花费多少时间。很快,你遇到的第一个问题是发现,任务太多,无法全部完成。于是你只好进行选择。
  6. 时间管理的组织属性
    1. 个人时间
    2. 组织时间
    3. 他人的时间
  7. 时间商:你对待自己时间的态度,对待别人时间态度,以及运用时间创造价值的能力

时间管理的四个发展历程

  1. 第一代:时间增加和备忘录
  2. 第二代:工作计划和时间表
  3. 第三代:排列优先顺序以追求效率
  4. 第四代:以重要性为导向,价值导向,目标导向,结果导向

行动篇

时间管理原则

时间观念的维度变一下,由之前的事务管理变成精力管理,外界信息特别庞大,而我们加工信息的能力是有限的,这就决定了我们要对信息做出取舍,这就是注意力的选择特性,对信息进行过滤,让我们不至于被信息淹没。

  1. 时间花费在有价值的事件上:什么是有价值?简单来说,如果一件事情,做完之后,能帮你增进经验、获得提升、收获回报,那就是有价值的。否则,就是无价值的。即在于资源的优化和整合,用同样数量的资源创造出最大的价值。

  2. 以始为终
    不是通过节省时间来创造理想生活,而是先理清理想,再来选择怎样分配自己的时间。;过去我们认为比别人好就是优秀,后来我们才发现,对于这两件事情,我们不应该对标现在,而应该是未来,只有对标未来能成为什么,今天才能做出超出同行一大截的事情。采用未来时空观念,想象自己、3年后、1年后、6个月之后想要成为的样子,需要做哪些事情才能成为那样的人,分解成切实可行的小事,一步一步去实践,去分配你的时间。

  3. 选择合适的工具:最合适的工具,必须能够如臂使指、圆满自如,成为你身体和大脑的一部分。而不是需要你时时刻刻提醒自己「我得去用」。

  4. 五分钟原则战胜拖延症:也就是说不管任何事情,只要列在你的清单里面,先别想我到底做不做,而是先做五分钟再说。你做了五分钟之后,你可以选择继续做下去还是选择放弃。

  5. 帕雷托分析法(二八原则):80%的问题找出关键的几个致因(通常为20%)。
  6. 十分钟原则当你在做一个临时决定时。如果十分钟后你还有这个想法才去执行。
  7. 逆向思维: 记录做了那些事可以节约时间
  8. 模仿和论证正确性: 培养怎样的习惯,你都要找到成功的样本以及身边的案例。
  9. 时间管理的真谛,你现在做的哪一件事情,能让你早点下班,你做的哪一件事情,价值最大
  10. 亮线原则:外国律师圈子里面的一个行话,意思就是清晰、简洁、绝不模糊的规则
    假设你戒烟的时候,你说你少抽点,这个规则就不是一条亮线。而一根不抽,或者一天抽1根,这才是亮线。有了亮线,你就能意识到你没有办法自我欺骗。
  11. 莫法特休息法:人的脑力和体力也是这样,如果每隔一段时间就变换不同的工作内容,就会产生新的优势兴奋灶,而原来的兴奋灶则得到抑制,这样人的脑力和体力就可以得到有效的调剂和放松。

时间分类法

价值和精力分类法

  1. 价值事宜:有项目干系人的重点事情,一般不容易完成,需要很多步骤和很多的思考才能完成。
  2. 琐碎事宜:要做,但是不是重点投入的事情,
  3. 烦心事宜:焦虑背后的稀缺管子,一直在默默的抢占自己的认知带宽

用途分类法

工作、家庭、自己

按时间颗粒度

  1. 特殊时间点登记:使用朝夕日历(大事),记录纪念日提醒《生日管家》
  2. 当天记录:将自己日程和想法记录到 滴答笔记,然后有些想法就给放下,不要总徘徊,没有落地。 好记性不如烂笔头。
  3. 每周整理::每周通过滴答笔记的 “摘要”,放到自己的个人笔记中心,积硅步行千里。《不积跬步,无以至千里;不积小流,无以成江海》
  4. 每月回顾:每年的计划
  5. 每月计划:年初制定每年计划,每5年的规划

管理理论

四象限时间分类法:重要性,紧急度

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番茄时钟&单核工作法:时间感训练、让自己专注,进入心流状态(熟悉了)

提到战胜拖延症,专注工作,对拖延症患者来说,

番茄工作法是一剂良药

25 分钟内专心做某一件事,短暂休息 5 分钟,再开始下一个 25 分钟。

时间理想化和内容碎片化, 这大概是多数番茄工作法使用者的烦恼。

单核工作法

  1. 全景时段,让你的工作内容更聚焦

    全景时段,指的是从单核工作时间结束时,到下一次计时开始工作的间隔。在全景时段总览任务,选择当前最重要的一项,然后进入单核时段专注这项任务。

  2. 工作时间不限于 25 分钟

    在你即将开始单核工作时,把闹钟设在分针走到下一个竖直位置处(也就是说响铃的时间是 ××:30,或者 ××:00),并且要保证工作时段不少于 25 分钟。




列快捷清单

在纸上列出你目前最重要的最多 5 项任务,如果需要添加,必须从前面任务中删掉某项任务。

选优先任务

从你的快捷清单中选择优先级最高的一项任务(最重要的任务),不能忽略优先级选择紧急任务,要避免颠倒优先级。

定全景闹钟

开始任务时设置一个分针在下一竖直位置的闹钟(整点或半点),但距开始任务时不少于 25 分钟。

做单核任务

哼哧哼哧~开始你的工作吧~

番茄工作法=工作时段+休息时段

单核工作法=单核时段+全景时段

待办清单&GTD:收集、整理、组织、回顾与行动五个步骤

fast时间管理:

4. F:先吃掉那只青蛙
5. A:列出行动清单
6. S:拆解青蛙
7. T:训练自己的时间感知能力

「契可尼效应」:把脑子里想的东西,写下来。

而将这些信息记下来,就相当于给大脑释放一个信号:

这些信息已经被记住了,它们不可能被遗忘,你就放心吧。

这是引导大脑清空「隐性认知」,释放认知资源最好的方法

善用工具:时间管理软件

麦克卢汉说过一句话:“我们创造了工具,工具反过来塑造我们。”

时间管理工具的第一个条件是什么?必须能够全平台使用,呼之即来,用完即走。

生日管家
  • 生日
  • 纪念日
滴答清单
  • 第一件事:列出优先级最高的事情:3个分类 价值事宜|琐碎事宜|烦心事宜 重点投入到价值事宜和烦心事宜

  • 第二件事:进入专注状态,如果被打断,根据工作紧急度,记录到待办事宜还是马上执行

  • 第三件事:检查待办事宜,每日反思

时间记录与报表生成:recutime

recutime需要打开15分钟去跑数据
如果rescutime不能收集数据,检查一下它能否查看手机app数据的权限,还有不要在应用宝上更新

查看手机时间的分布:

  1. 拿到手机先看日程
  2. 少用手机和电脑,多出去跟人沟通
  3. 专注几个APP,其他的app卸载或者关闭功能,比如朋友圈
  4. 看微信读书,看km,整理读书笔记,记录思考思路

节奏美:抓住关键点,循序渐进,风险控制

高考、填志愿、毕业工作、结婚、买房、移民……当然了,还有投胎。如果你没有时间休息,运动,总有一天你会腾出时间来生病

使用过的日历管理工具

  1. Google 日历:非常喜欢,不过被墙,使用门槛变高,不怎么使用
  2. QQ日历:太简单,不是一个独立应用,在邮箱下,使用非常不方便
  3. 65日历:移动端没有使用微信公众号,另外明显感觉到这个企业已经没有更新。
  4. todoist:国外的一个todo list软件,体验非常好,但是没有一个历程视图,看起来不直观
  5. 朝夕日历:最喜欢支持微信公众号输入文字直接新建日历。PC、移动端按照小时分钟、周日月进行视图展示,非常赞,但是 没有todo 的任务列表
  6. 番茄土豆:5分钟为一个刻度,帮助集中注意力解决问题,todo list聚焦在追核心的事情。
  7. 番茄Todo 是基于番茄工作法理念的软件,每一个您添加的待办都可以作为一个番茄钟来使用,点击待办卡片上的”开始”按钮即可开始一个番茄钟。番茄Todo 吸收了一万小时理论和习惯养成理论。您可以把番茄工作法和您的“计划”或者“习惯”相结合,您可以参考更多帮助文档来设置您的“计划”或“习惯”,相信在了解了这款App 后您会更加喜欢它,希望在奋斗的道路上它可以当做您的自我提升助手,帮助您更好更高效地学习生活。
  8. GTD工具: Todo List (待办清单)工具比如最有名的三剑客:Todoist、滴答清单、奇迹清单。

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